Mengelola stok barang dengan baik adalah tantangan besar bagi banyak pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM). Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan inventory management system.
Inventory management system merupakan sebuah perangkat lunak yang berfungsi untuk memantau dan mengelola persediaan barang dalam sebuah bisnis.
Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui apa itu IMS, beserta komponen, manfaat, tipe, dan metodenya.
Pengertian Inventory Management System
Inventory management system merupakan alat yang dirancang untuk mendukung bisnis dalam melacak, mengatur, dan mengendalikan persediaan barang.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau pergerakan barang, mulai dari masuk hingga keluar, secara real-time.
IMS menggabungkan teknologi perangkat keras dan lunak untuk memberikan solusi pengelolaan inventaris yang lebih efisien.
Perangkat keras seperti barcode scanner atau RFID digunakan untuk mempercepat proses pencatatan stok.
Sedangkan perangkat lunak menyediakan antarmuka yang memudahkan pengguna untuk mengakses data inventaris secara real-time.
Pentingnya Inventory Management untuk Bisnis
Bagi UMKM, pengelolaan inventaris yang buruk dapat mengakibatkan berbagai masalah, seperti:
- Kehilangan Stok: Stok yang tidak tercatat dengan baik sering kali menghilang tanpa jejak.
- Ketidakcocokan Data Inventaris: Data manual rentan terhadap kesalahan.
- Overstock dan Understock: Terlalu banyak stok menyebabkan biaya penyimpanan tinggi, sedangkan jika terlalu sedikit stok dapat mengganggu operasional.
- Biaya Operasional yang Meningkat: Kesalahan dalam manajemen stok dapat mengakibatkan biaya yang membengkak.
Komponen Inventory Management System
Dalam sebuah inventory management, terdapat beberapa komponen penting. Lantas, apa saja komponen tersebut?
1. Hardware (Perangkat Keras)
Perangkat keras seperti scanner barcode, RFID reader, dan komputer merupakan bagian integral dari IMS.
Barcode scanner dan RFID reader memudahkan pencatatan stok masuk dan keluar secara otomatis, sehingga mengurangi kesalahan manual.
2. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak berfungsi sebagai inti dari IMS. Software ini menyediakan antarmuka untuk pengguna, mengelola data inventaris, dan menghasilkan laporan analitis yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Database (Basis Data)
Database adalah tempat penyimpanan semua informasi terkait inventaris. Dengan basis data yang terstruktur dan terorganisasi, data dapat diakses kapan saja dan dari mana saja dengan aman.
Manfaat Inventory Management System untuk UMKM
Mengadopsi IMS membawa banyak keuntungan, terutama bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).
Sistem ini memungkinkan bisnis untuk mengelola inventaris dengan lebih rapi dan efisien. Lantas, apa saja manfaat yang bisa diperoleh?
1. Efisiensi Pengelolaan Stok
IMS memungkinkan UMKM untuk mengelola stok dengan lebih efisien. Dengan fitur seperti pelacakan stok secara real-time, pemilik bisnis dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia, hampir habis, dan tidak bergerak.
Sistem ini juga mengurangi kebutuhan untuk melakukan pengecekan stok secara manual, yang sering memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Selain itu, penggunaan barcode atau RFID dalam IMS mempercepat proses pencatatan barang masuk dan keluar, sehingga operasional bisnis menjadi lebih lancar.
2. Meningkatkan Keuntungan
Manajemen inventaris yang baik berkontribusi langsung pada peningkatan keuntungan. Dengan IMS, UMKM dapat menghindari masalah stock inventory.
Kelebihan stok dapat menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan serta meningkatkan risiko kerusakan atau kadaluarsa barang.
Sebaliknya, understock dapat menyebabkan kehilangan peluang penjualan karena barang tidak tersedia saat dibutuhkan.
Dengan mengoptimalkan jumlah stok, UMKM dapat mengurangi biaya operasional dan memastikan bahwa produk selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan yang pada akhirnya akan meningkatkan pendapatan.
3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data
IMS menyediakan data inventaris yang lengkap dan akurat yang dapat digunakan untuk analisis lebih lanjut.
Pemilik bisnis dapat menggunakan data ini untuk membuat keputusan strategis. Contohnya seperti kapan waktu yang tepat untuk restock, produk apa yang paling laris, atau bagaimana pola permintaan pelanggan.
4. Peningkatan Layanan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah kunci keberhasilan bisnis, dan IMS berperan besar dalam mencapainya.
Dengan manajemen inventaris yang baik, UMKM dapat memastikan bahwa produk yang dicari pelanggan selalu tersedia.
Selain itu, IMS membantu mempercepat proses pengiriman atau pengambilan barang, karena data stok selalu diperbarui secara real-time.
Pelanggan dapat menerima barang yang mereka pesan dengan cepat tanpa harus menunggu terlalu lama. Hal tersebut akan meningkatkan pengalaman belanja mereka dan membuat mereka lebih loyal terhadap bisnis Anda.
Baca Juga: 5 Keunggulan Software Stock Barang Berbasis Cloud untuk Bisnis
Tipe Inventory System
Dalam IMS, terdapat beberapa tipe inventaris yang biasanya dikelola dalam sebuah bisnis. Tipe-tipenya adalah sebagai berikut:
1. Raw Materials
Raw materials merupakan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. Manajemen bahan baku sangat penting untuk memastikan proses produksi berjalan tanpa hambatan.
2. Work-in-Progress
Work-in-Progress adalah barang yang sedang dalam proses produksi. Melacak WIP dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi tahapan produksi yang memerlukan perbaikan.
3. Finished Goods
Finished goods merujuk pada barang jadi yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual kepada konsumen.
Melacak barang jadi penting untuk memastikan ketersediaan produk sesuai permintaan pasar.
4. Maintenance, Repair, and Operations (MRO)
Barang yang digunakan untuk pemeliharaan, perbaikan, dan operasional perusahaan, seperti alat-alat kantor atau suku cadang mesin.
Metode Inventory Management System
Berbagai metode dalam IMS dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Berikut adalah metode yang umum digunakan:
1. Just in Time (JIT)
Metode ini menjamin bahwa barang hanya akan diproduksi atau dipesan ketika ada kebutuhan.
Selain itu, metode ini dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan, tetapi membutuhkan koordinasi yang baik dengan pemasok.
2. Materials Requirement Planning (MRP)
MRP adalah metode yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan bahan berdasarkan jadwal produksi.
Dengan metode ini, perusahaan dapat memastikan bahwa bahan baku selalu tersedia saat dibutuhkan.
3. Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ membantu menentukan jumlah pesanan optimal untuk meminimalkan biaya total, termasuk minimum order quantity.
4. Days Sales of Inventory (DSI)
Metode DSI mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menjual persediaan. Semakin rendah nilai DSI, semakin cepat barang terjual, yang berarti pengelolaan stok lebih efisien.
Baca Juga: Pilihan Software FMCG Terbaik untuk Bisnis Anda
GeekGarden Siap Membantu Custom Inventory Management Bisnis Anda!
Itulah dia penjelasan tentang sistem inventory management, beserta komponen, manfaat, tipe, dan metodenya.
IMS merupakan sistem yang dirancang untuk mengatur dan mengelola seluruh persediaan barang dalam sebuah bisnis.
Dengan berbagai manfaat ini, jelas bahwa sistem inventory management system adalah investasi penting bagi UMKM yang ingin meningkatkan efisiensi operasional, memaksimalkan keuntungan, dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.
Maka dari itu, untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris, gunakan layanan custom software dari GeekGarden.
GeekGarden adalah IT company yang berpusat di Yogyakarta. Kami menawarkan berbagai layanan serta tenaga ahli berpengalaman di bidangnya.
Dengan menggunakan layanan custom software, Anda bisa membuat software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!
Jika Anda memiliki bisnis di bidang manufaktur atau ritel, mulai gunakan sistem inventory management melalui layanan software kustom kami.Maka dari itu, kunjungi website kami dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga dan mari melangkah lebih maju dengan transformasi digital!
Penulis: Sari Dewi (Content Writer)
Editor: Helmi Maulidina (SEO Specialist)
