Apa Itu Sistem HRIS? Fungsi dan Manfaatnya Untuk Perusahaan

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu aspek penting untuk kesuksesan sebuah perusahaan. Dengan semakin kompleksnya operasi bisnis, perusahaan membutuhkan solusi seperti sisitem HRIS untuk pengelolaan SDM.

Apa itu HRIS? Bagaimana cara kerjanya? Dan bagaimana kamu dapat memilih yang tepat untuk bisnis kamu? Mari kita bahas lebih lanjut.

Definisi HRIS

HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Ini adalah perangkat lunak atau platform digital yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam manajemen SDM. Dari penggajian hingga manajemen kinerja, HRIS menyediakan satu titik akses untuk semua informasi dan proses terkait SDM.

Fungsi HRIS untuk Perusahaan

HRIS menawarkan sejumlah manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Pengelolaan Data Karyawan: Memudahkan penyimpanan dan akses data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan kinerja.
• Penggajian Otomatis: Mengotomatisasi proses penggajian, termasuk perhitungan upah, potongan pajak, dan pembayaran.
• Manajemen Kinerja: Memfasilitasi proses penilaian kinerja, penetapan tujuan, dan umpan balik karyawan.
• Pelaporan dan Analisis: Menyediakan laporan dan analisis tentang berbagai aspek SDM untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Baca Juga: Pengenalan Sistem ERP: Definisi dan Manfaat Menggunakan ERP

Fitur HRIS Adalah

Fitur-fitur HRIS (Human Resource Information System) tidak hanya membantu mengelola sumber daya manusia secara efisien, tetapi juga memperkuat fondasi operasional perusahaan. Dengan mengadopsi HRIS, perusahaan dapat menikmati berbagai manfaat yang signifikan dan dapat langsung dirasakan. Beberapa fitur umum dari HRIS meliputi:

Manajemen Data Karyawan:

Fitur ini mencakup semua informasi penting terkait karyawan, seperti informasi pribadi, data kontak, kualifikasi, dan riwayat pekerjaan. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui data karyawan secara akurat dan up-to-date.

Selain itu, manajemen data yang baik juga mempermudah proses administrasi dan mengurangi risiko kesalahan data.

Modul Penggajian

Menghitung gaji, pajak, dan tunjangan karyawan bisa menjadi tugas yang kompleks dan memakan waktu. HRIS menawarkan solusi dengan modul penggajian otomatis yang dapat menghitung gaji secara tepat dan cepat hingga pengelolaan tunjangan.

Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengurangi kesalahan penggajian dan memastikan karyawan menerima hak mereka tepat waktu.

Manajemen Absensi

Melacak absensi, cuti, dan jadwal kerja karyawan menjadi lebih mudah dengan fitur manajemen absensi. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time, mengelola permintaan cuti dengan efisien, dan mengatur jadwal kerja dengan lebih fleksibel. Manajemen absensi yang efektif membantu meningkatkan produktivitas dan disiplin kerja.

Manajemen Kinerja

Fitur ini memfasilitasi evaluasi kinerja, pengaturan tujuan, dan pelacakan kemajuan karyawan. Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat memberikan umpan balik yang konstruktif dan menetapkan tujuan yang jelas bagi setiap karyawan. Hal ini tidak hanya meningkatkan kinerja individu, tetapi juga membantu dalam pengembangan karir dan motivasi karyawan.

Pelaporan dan Analisis

HRIS menyediakan berbagai laporan yang dapat disesuaikan dan analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan. Dengan akses ke data yang akurat dan relevan, perusahaan dapat menganalisis tren dan pola karyawan, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.

Fitur pelaporan dan analisis ini memberikan wawasan mendalam yang tidak mungkin diperoleh dengan metode manual.

Dengan mengintegrasikan fitur-fitur ini, HRIS tidak hanya berfungsi sebagai alat manajemen, tetapi juga sebagai mitra strategis dalam mengelola SDM dan mendorong pertumbuhan perusahaan.

Baca Juga: Whistle Blowing System: Panduan Lengkap WBS

Tips Memilih HRIS

Ketika perusahaan mencari aplikasi software HRIS yang tepat, pastinya kamu membutuhkan tips memilihnya berikut ini:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis: Identifikasi kebutuhan khusus perusahaanmu dalam manajemen SDM dan cari HRIS yang sesuai.
2. Kompatibilitas dan Integrasi: Pastikan HRIS dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaanmu.
3. Keamanan Data: Pilih HRIS yang menyediakan langkah-langkah keamanan data yang kuat untuk melindungi informasi sensitif karyawan.
4. Kemudahan Penggunaan: Pilih HRIS yang mudah digunakan dan dikelola oleh staf SDM kamu.
5. Dukungan dan Layanan Pelanggan: Pastikan penyedia HRIS menyediakan dukungan teknis yang memadai dan layanan pelanggan yang responsif.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya HRIS

Sebelum masuk ke tahap implementasi sistem, tentu ada sejumlah investasi yang perlu untuk keluarkan. Berikut beberapa faktor yang mempengaruhi biaya HRIS.

Skala Perusahaan

Salah satu faktor yang mempengaruhi biaya implementasi Sistem HRIS adalah skala perusahaan. Semakin besar perusahaan, semakin banyak pula pengguna yang membutuhkan akses ke sistem.

Hal ini tentunya akan berpengaruh pada biaya lisensi yang harus dikeluarkan. Perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar membutuhkan HRIS yang dapat menangani volume data yang besar juga.

Kompleksitas Fitur dan Modul

HRIS hadir dengan berbagai fitur dan modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Kompleksitas dari fitur dan modul yang diperlukan akan mempengaruhi biaya implementasi.

Modul yang lebih canggih memerlukan konfigurasi dan integrasi yang lebih mendalam, sehingga menambah biaya secara keseluruhan.

Kebutuhan Storage Sistem

Pilihan antara sistem HRIS secara lokal atau berbasis cloud juga merupakan faktor penentu biaya. Sistem lokal biasanya memerlukan investasi awal yang besar untuk pembelian perangkat keras dan perangkat lunak.

Di sisi lain, sistem cloud-based menawarkan model pembayaran berbasis langganan yang lebih fleksibel dan biaya awal yang lebih rendah. Namun, meskipun biaya awal lebih rendah, total biaya kepemilikan dalam jangka panjang mungkin lebih tinggi.

Kebutuhan Kustomisasi

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik, dan tidak jarang perusahaan membutuhkan kustomisasi pada HRIS. Kustomisasi ini bisa berupa pengembangan modul khusus, integrasi dengan sistem lain atau penyesuaian tampilan.

Kebutuhan akan kustomisasi yang tinggi akan berdampak langsung pada peningkatan biaya, baik dari sisi pengembangan awal maupun biaya pemeliharaan tambahan.

Lokasi dan Dukungan Vendor

Lokasi geografis perusahaan dan vendor juga mempengaruhi biaya HRIS. Perusahaan yang berada di lokasi dengan akses teknologi yang lebih terbatas mungkin menghadapi biaya implementasi yang lebih tinggi.

Selain itu, dukungan vendor juga menjadi faktor penting. Vendor yang menyediakan dukungan yang cepat dan responsif biasanya mengenakan biaya lebih tinggi. Namun, dukungan yang memadai sangat penting untuk memastikan bahwa sistem HRIS berjalan lancar.

Biaya Lain-lain

Selain biaya-biaya yang sudah disebutkan di atas, ada juga biaya lain yang sering kali tidak diperkirakan. Biaya ini termasuk biaya pelatihan pengguna, biaya pembaruan perangkat lunak, serta biaya upgrade perangkat keras jika diperlukan.

Custom Pembuatan HRIS Oleh GeekGarden

Jika tidak menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu, kamu juga dapat mempertimbangkan opsi pembuatan HRIS yang kustomisasi. Tidak perlu pusing karena di GeekGarden, kamu bisa membuat kustom aplikasi HRIS khusus untuk kebutuhan perusahaanmu. Dengan pendekatan ini, kamu dapat memiliki solusi yang dirancang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan unik perusahaanmu.

Dengan HRIS yang tepat, perusahaanmu dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan manajemen SDM secara keseluruhan. Pastikan untuk mempertimbangkan kebutuhan dan karakteristik perusahaanmu saat memilih HRIS yang sesuai.

Hubungi GeekGarden sekarang untuk dapatkan gratis konsultasi membahas aplikasi sistem HRIS yang kamu inginkan!